Begrippenlijst
De belangrijkste begrippen rond facturen, offertes en de bouw — kort uitgelegd, zonder jargon.
- Advanced electronic signature (AES)
- Een geavanceerde elektronische handtekening conform eIDAS (EU) 910/2014: uniek gekoppeld aan de ondertekenaar, met identificatie via e-mail en IP-log en detectie van wijziging na ondertekening. AdminVrij gebruikt dit niveau voor het digitaal ondertekenen van offertes.
- Boekhouder (rol)
- Een externe gebruiker met read-only toegang plus het recht om BTW-aangiftes (PDF en CSV) en audit-bestanden te downloaden. Een boekhouder kan niet muteren, versturen of ondertekenen en werkt voor meerdere bedrijven.
- BTW-tarief (9% / 21%)
- In Nederland geldt 21% BTW als standaard (materialen, gereedschap, B2B, nieuwbouw) en 9% voor arbeid bij renovatie aan woningen ouder dan 2 jaar (art. 35 OB). AdminVrij past dit automatisch toe en laat je het per regel overrulen.
- Confidence-score
- De herkennings-score van 0 tot 100% die de werkbon-scanner per regel geeft. Bij een gemiddelde van 60% of hoger gaat de werkbon automatisch door; daaronder komt hij in de review-queue voor handmatige controle.
- DSAR (Data Subject Access Request)
- Een verzoek van een betrokkene om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens onder de AVG. Je klant richt zo'n verzoek aan jou; AdminVrij ondersteunt met data-export, soft-delete en anonimisering per klant.
- eIDAS
- De EU-verordening (EU) 910/2014 voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten. Bepaalt wanneer een elektronische handtekening rechtsgeldig is. AdminVrij's ondertekenflow voldoet aan het AES-niveau.
- Factuur
- Een betalingsverzoek aan je klant na geleverd werk. In AdminVrij ontstaat een factuur automatisch na ondertekening van de offerte, met een 'Betaal nu via iDEAL'-knop. Facturen vallen onder de Belastingdienst-bewaarplicht van 7 jaar.
- KOR (Kleine Ondernemersregeling)
- Een regeling voor ondernemers met minder dan € 20.000 omzet per kalenderjaar: geen BTW op uitgaande facturen en geen BTW-aangifte. AdminVrij vermeldt 'KOR — geen BTW' op facturen en waarschuwt bij € 18.000.
- Meerwerk
- Extra werk dat buiten de scope van de getekende offerte valt en de prijs of tijd beïnvloedt. AdminVrij legt meerwerk vast als aparte post met eigen digitale ondertekening, zodat je juridisch sterk staat bij conflicten.
- NLCIUS
- De Nederlandse extensie op de Europese e-factuurstandaard (Peppol BIS Billing 3.0). AdminVrij verstuurt e-facturen conform NLCIUS, zodat ze direct in het boekhoudsysteem van overheid en grote bedrijven landen.
- OCR
- Optical Character Recognition: het automatisch lezen van tekst uit een foto. AdminVrij gebruikt OCR met AI om handgeschreven werkbonnen om te zetten in offerte-regels.
- Offerte
- Een prijsopgave aan je klant vóór het werk. AdminVrij maakt offertes automatisch uit een werkbon en stuurt ze met een e-sign link. De klant tekent online, waarna de factuur automatisch volgt.
- Peppol
- Een Europees netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Sinds 2019 verplicht voor leveranciers aan de Nederlandse overheid. AdminVrij verstuurt Peppol-facturen via een geregistreerd Access Point en valt terug op een PDF per e-mail als de klant geen Peppol heeft.
- Reverse charge (BTW verlegd)
- Het verleggen van BTW naar de afnemer bij een EU-klant met geldig BTW-nummer. AdminVrij past 0% toe met de vermelding 'Reverse charge — BTW verlegd naar afnemer' na een succesvolle VIES-controle.
- SEPA-incasso
- Automatische afschrijving op basis van een eenmalige machtiging, gebruikt voor maandelijkse of terugkerende facturen. AdminVrij genereert de factuur en Mollie int automatisch; bij weigering wordt de factuur Te laat.
- Soft-delete
- Het verbergen van een record uit je lijst terwijl het in de database verbonden blijft aan oude facturen voor de wettelijke bewaarplicht. Een soft-deleted klant wordt na 7 jaar geanonimiseerd.
- Tenant-isolation
- De scheiding tussen bedrijven in de database: via een global scope op company_id krijgt geen enkel bedrijf data van een ander te zien. Cross-tenant queries leveren nul rijen op.
- Verwerkersovereenkomst (VOK)
- De overeenkomst (art. 28 AVG) waarin staat dat AdminVrij persoonsgegevens alleen in jouw opdracht verwerkt. De VOK is geïntegreerd in de algemene voorwaarden die je bij registratie accepteert.
- VIES
- Het EU-systeem om een buitenlands BTW-nummer te valideren. AdminVrij checkt het BTW-nummer van een EU-klant via VIES voordat het reverse charge (0% BTW) toepast.
- Werkbon
- De (vaak handgeschreven) aantekening van uitgevoerd of uit te voeren werk. AdminVrij scant de werkbon en maakt er automatisch offerte-regels van. Werkbonnen worden 20 jaar bewaard voor de Wkb-bewijslast.
- Wkb (Wet kwaliteitsborging voor het bouwen)
- Wet sinds 1 januari 2024 die aannemers verplicht aan te tonen wat is gebouwd, met welke materialen, door wie en wanneer. De aansprakelijkheid loopt 10 jaar na oplevering, 20 jaar voor verborgen gebreken.
- Wkb-paspoort
- Een PDF-kwaliteitsdossier dat AdminVrij met één klik samenstelt uit project-data: projectgegevens, opdrachtgever, offertes, meerwerk, materiaalbewijs, werkbewijs en foto-bewijs. Bedoeld om aan de Wkb-bewijslast te voldoen.