Veelgestelde vragen

Maak 1 tot 5 foto's van de werkbon (voor- en achterkant, vervolgvellen). AdminVrij leest ze met OCR en AI en maakt binnen 10 tot 30 seconden een conceptofferte met werkzaamheden per regel, aantal, eenheid, prijs en BTW. Je controleert en past aan waar nodig.

Ja. Naast de foto's kun je een spraak-notitie van maximaal 60 seconden inspreken met context zoals klantnaam, locatie of materialen die niet op de bon staan. Bij een conflict tussen foto en spraak — bijvoorbeeld een prijs die op de foto onleesbaar is — wint de spraak.

Elke regel krijgt een herkennings-score van 0 tot 100%. Bij een gemiddelde van 60% of hoger en alle regels boven 60% gaat de werkbon automatisch door. Anders komt hij in de review-queue waar je per regel de originele tekst en het voorstel ziet en kunt corrigeren. Lukt het lezen helemaal niet, dan kun je opnieuw fotograferen of direct handmatig invullen.

In de mobiele app wel. Je scant offline, alles wordt lokaal opgeslagen onder het tabblad Concepten. Zodra je weer online bent druk je op Sync en worden de items in volgorde naar de server gestuurd.

Ja. De ondertekenflow voldoet aan de eIDAS-verordening (EU) 910/2014 als advanced electronic signature (AES): uniek gekoppeld aan de ondertekenaar via token, naam en e-mail, met IP-log en een cryptografische hash van de offerte na ondertekening. Onder Nederlands recht (BW 6:227a) is dit voldoende voor commerciële contracten met particulieren en B2B.

Op elke verstuurde factuur staat een knop 'Betaal nu via iDEAL'. De klant kiest zijn bank en bevestigt via Mollie. Bij iDEAL staat het geld meestal binnen seconden tot 3 minuten op je rekening; SEPA-incasso duurt 2 tot 3 werkdagen.

Mollie rekent per transactie: € 0,29 voor iDEAL en € 0,25 voor SEPA-incasso, zonder percentage. AdminVrij rekent geen extra fee bovenop Mollie.

Ja. Ga naar Factuur → Betaling registreren, kies Contant, Overschrijving of iDEAL handmatig, vul bedrag en datum in. De status wordt direct Betaald en herinneringen stoppen.

Ja. Standaard na 7 dagen een vriendelijke reminder, na 14 dagen een tweede herinnering met aanmaning, en na 30 dagen een derde met incasso-waarschuwing. De cadans en tekst kun je aanpassen onder Instellingen → Notificaties → Herinneringen, of uitschakelen per klant.

Ja. Op een verstuurde factuur klik je 'Deel via WhatsApp'. AdminVrij genereert een wa.me-link met de factuur en betaaltekst alvast ingevuld.

21% standaard (materialen, gereedschap, B2B, nieuwbouw) en 9% voor arbeid bij renovatie, schilder-, stuc- en tegelwerk aan woningen ouder dan 2 jaar (art. 35 OB). AdminVrij past 9% toe op arbeid bij projecten gekoppeld aan een woning en houdt materialen op 21%. Je kunt het altijd overrulen; verkeerde toepassing is voor je eigen rekening.

De Kleine Ondernemersregeling geldt als je per kalenderjaar minder dan € 20.000 omzet factureert. Je zet de KOR-toggle aan onder Instellingen → Bedrijf. AdminVrij vermeldt dan 'KOR — geen BTW' op je facturen, schakelt de BTW-aangifte uit en waarschuwt bij € 18.000 (90% van de drempel). KOR geldt per kalenderjaar en kun je alleen per 1 januari uitschakelen.

Onder Rapportages → BTW-aangifte zie je per kwartaal de verschuldigde BTW (op verstuurde facturen), de voorbelasting (op bonnen en inkoopfacturen) en het saldo. Je downloadt het rapport als PDF voor je administratie of CSV voor je boekhouder.

Voor een EU-klant met geldig BTW-nummer past AdminVrij 0% BTW toe met de vermelding 'Reverse charge — BTW verlegd naar afnemer', na een succesvolle VIES-controle. Een EU-consument zonder BTW-nummer krijgt gewoon NL-BTW. Voor klanten buiten de EU meestal 0% (export), na bevestiging van export.

Onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb, sinds 1 januari 2024) moet je kunnen aantonen wat er gebouwd is, met welke materialen, door wie en wanneer. AdminVrij bundelt de data die je al hebt met één klik in een PDF-paspoort met 7 secties: projectgegevens, opdrachtgever, offertes en akkoorden, meerwerk, materiaalbewijs, werkbewijs en foto-bewijs.

20 jaar. De Wkb-aansprakelijkheid loopt 10 jaar na oplevering en 20 jaar voor verborgen gebreken. Werkbonnen, foto-bewijs en gegenereerde Wkb-paspoorten blijven daarom 20 jaar standaard bewaard op Cloudflare R2 (EU, Frankfurt), zonder archief-tiering die je extra moet betalen.

In de foto-bewijs vault (Pro-feature) leg je per project foto's vast in drie fasen: vóór, tijdens en na. Bij upload worden automatisch EXIF GPS-coördinaten en de echte foto-datum opgeslagen. De foto's komen automatisch in sectie 6 van het Wkb-paspoort en tellen mee voor de completeness-score.

Zonder schriftelijk akkoord op meerwerk loop je het risico dat de klant de extra factuur weigert. Per meerwerk-post vraagt AdminVrij een aparte digitale ondertekening via een publieke handtekenpagina, zodat je juridisch sterk staat bij conflicten. Voor kleine wijzigingen onder € 50 volstaat een regel op de eindfactuur; boven € 100 is aparte ondertekening sterk aangeraden.

KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN en telefoonnummer worden encrypted at rest opgeslagen (kolomencryptie). Bij een lek zijn deze velden onleesbaar zonder de encryptiesleutel. Cross-tenant queries worden geblokkeerd — geen enkele klant van een ander bedrijf is voor jou zichtbaar.

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van je klanten; AdminVrij is verwerker in jouw opdracht. De verwerkersovereenkomst (VOK) is geïntegreerd in de algemene voorwaarden die je bij registratie accepteert. AdminVrij verwerkt gegevens alleen volgens jouw instructies en meldt incidenten binnen 72 uur.

Facturen, bonnen, inkoopfacturen en BTW-aangiftes vallen onder de Belastingdienst-bewaarplicht van 7 jaar (art. 52 AWR). AdminVrij bewaart 10 jaar als veiligheidsmarge. Werkbon- en Wkb-data blijven 20 jaar.

Bij accountverwijdering geldt een wachttermijn van 30 dagen waarin herstel mogelijk is. Daarna worden user-accounts gepurged. Factuurdata blijft behouden voor de Belastingdienst-bewaartermijn met geanonimiseerde gegevens, klantdata wordt soft-deleted en na 7 jaar geanonimiseerd, en Wkb-data blijft 20 jaar. Een volledige hard-delete kan via privacy@adminvrij.com met onderbouwing.

Ja, AI wordt gebruikt voor het omzetten van werkbonnen naar offerte-regels. AdminVrij houdt een ai_runs-log bij (task, model, tokens, kosten, duur) voor 5 jaar conform de EU AI Act, zonder de plaintext-prompt te bewaren.

Er zijn vijf rollen. De eigenaar heeft volledige toegang inclusief instellingen, gebruikers en abonnement. Een medewerker doet het dagelijkse werk (offertes, facturen, werkbonnen, klanten) maar wijzigt geen bedrijfsinstellingen. Een boekhouder heeft read-only toegang plus het recht om BTW-aangiftes en audit-bestanden te downloaden.

Ja. Je nodigt je boekhouder uit als externe gebruiker met read-only toegang en downloadrecht voor BTW-aangifte (PDF + CSV) en audit-bestanden. De boekhouder kan niet muteren, versturen of ondertekenen, en jij kunt de toegang op elk moment intrekken.

Nee. Je eerste factuur is gratis met watermerk, zonder creditcard. Daarna kies je tussen pay-as-you-go of een abonnement.