Privacybeleid

AdminVrij respecteert de privacy van haar gebruikers. Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom, en hoe wij deze beschermen.

Laatst bijgewerkt: 1 april 2026

1. Wie zijn wij?

AdminVrij is een dienst voor het aanmaken en versturen van offertes en facturen, gericht op aannemers en vakmensen in Nederland. De verwerkingsverantwoordelijke is AdminVrij, gevestigd te Nederland. Voor vragen over privacy: privacy@adminvrij.com.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Accountgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer
• KvK-nummer (geverifieerd via KvK API)
• Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, IBAN

Factuurgegevens

• Klantgegevens (naam, adres, e-mail)
• Factuurbedragen, regelitems, BTW-berekeningen
• Betaalstatus en betalingshistorie

Technische gegevens

• IP-adres, browsertype, apparaatinformatie (geanonimiseerd via PostHog EU)
• Foutmeldingen (via Sentry, zonder persoonsgegevens)

Optioneel

• Werkfoto's en werkbonnen (voor OCR-verwerking)
• Bankgegevens via PSD2-koppeling (alleen met expliciete toestemming)

3. Waarom verwerken wij gegevens?

4. Sub-verwerkers (delen met derden)

Wij delen persoonsgegevens alleen met de volgende sub-verwerkers, allen gebonden aan een verwerkersovereenkomst conform AVG art. 28:

• Render, Inc. - hosting (Laravel API + Next.js + Postgres + Redis), EU Frankfurt
• Cloudflare, Inc. - DNS, CDN edge, WAF, DDoS — globaal met EU localisatie
• Mollie B.V. - betalingsverwerking (iDEAL, SEPA), NL
• Resend - transactionele e-mail (facturen, herinneringen), EU Frankfurt
• Google Cloud Vision (Document AI) - OCR-verwerking van werkbonnen, EU regio
• Anthropic PBC (Claude) - line-item categorisatie waar AI-features actief zijn, US (SCCs + TIA)
• PostHog EU - product analytics zonder persoonsgegevens, EU
• Sentry - foutmonitoring (stack traces, masked user-id), EU Frankfurt
• Kamer van Koophandel (KvK) - bedrijfsregistratie-verificatie, NL (publieke autoriteit)
• Belastingdienst - BTW-ID validatie, NL (publieke autoriteit)
• GitHub, Inc. - source hosting + CI met versleutelde secrets, US (Microsoft EU Data Boundary beschikbaar)
• Storecove (gepland) - Peppol e-invoicing access point, EU
• GoCardless/Nordigen - PSD2 bankkoppeling (alleen na expliciete toestemming), EU

De volledige sub-verwerker-inventaris met data-categorieën, locaties, transfer-mechanismen en directe DPA-links wordt onderhouden in docs/compliance/sub-processors.mden is op verzoek per e-mail verkrijgbaar via privacy@adminvrij.com. Gegevens worden niet verkocht aan derden.

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: tot 1 jaar na accountverwijdering
• Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Analytics: 26 maanden (geanonimiseerd)
• Werkfoto's en OCR-data: tot verwijdering door gebruiker

6. Je rechten

Op grond van de AVG heb je recht op:

• Inzage - welke gegevens wij van je hebben
• Rectificatie - onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering - je gegevens laten verwijderen
• Beperking - verwerking tijdelijk stopzetten
• Overdraagbaarheid - je gegevens in een standaardformaat ontvangen
• Bezwaar - tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Stuur je verzoek naar privacy@adminvrij.com. We reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

• TLS 1.3 voor alle verbindingen
• Versleuteling van gevoelige gegevens (IBAN, telefoon, KvK) in de database
• Toegangscontrole op basis van rollen (RBAC)
• Auditlog van alle wijzigingen
• Hosting in EU (Frankfurt) bij Render.com

8. Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies (sessie, CSRF-bescherming) en analytics cookies (PostHog EU, alleen na toestemming). Geen tracking cookies van derden.

9. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast. Belangrijke wijzigingen melden wij via e-mail of een melding in de app. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.